EC運用におけるテレワーク導入の課題とは?セキュリティ対策・適正な人事評価など解決策を伝授!

テレワーク導入の課題

昨今のコロナウィルスの影響で急遽テレワーク導入した企業も多いでしょう。会社から離れたところで働くことを意味するテレワークは、在宅勤務、リモートワークなど企業により様々言い方をしています。去年から働き方改革などで仕事の仕方、労働環境について選択肢が広がりました。

一方、実際にテレワークを導入してみると、想定外のトラブルや改善すべき課題が見えてくるものです。テレワークはフレックスタイムなどと違い、制度や勤務時間を変えるだけでなく、環境も構築しなければなりません。この記事では、テレワークにおける課題や問題点と、課題に対する解決策についてご説明します。

テレワークの課題

テレワークの課題
当たり前ですが、各企業のルールや業務が異なるため、全社員、一斉にテレワークを実施することは難しいです。会社としてもテレワークにすることで逆に効率が悪くなる作業もあることも事実です。ここでは、企業側、社員側に分けて課題についてご説明していきます。何も考えずにテレワークを実施するのではなく、実施するために社内・社外から幅広く意見を聞き、課題を解決していく必要があります。

企業側としての課題

企業側としての課題

テレワーク社員の正確な勤務時間が把握しづらい

やはり、企業としての一番の課題は、テレワーク中の社員の様子を見ることができないことではないでしょうか。正確な勤務時間を把握できないため、何時から何時まで仕事をしているか正確に判断することが難しくなります。何時から勤務を始め、休憩は何時間取ったなどが把握できないため労務管理上の不都合が生じます。一方、長時間労働により、身体的・精神的な健康を害するリスクを見逃しかねないという課題も気づきにくいと言えます。

テレワーク環境とセキュリティ対策の必要性

テレワーク導入のためには、各社員にモバイルPCを付与したり、自宅にネット環境がない社員のためにネットが使える施設を共有するなど、テレワーク利用者が仕事をする環境を整える必要があります。同時にセキュリティ対策も重要になります。テレワークは、社外で社内の情報を閲覧するため、セキュリティの担保と社内システムの情報通信技術化は必須と言えます。このセキュリティやシステム構築の負荷が、テレワーク導入の特に高いハードルとなっている企業は少なくありません。

社員の人事評価がしづらい

管理職が、顔を合わせずに働いている部下をどのように評価したら良いか分からないと言った人事面での課題もあります。自社で行えば勤務態度や勤怠、仕事ぶりなども加味して評価をすることができます。一方、テレワークは、結果でしか評価できないため、社員の不満、モチベーションを低下につながると言った問題が生じます。

テレワーク社員としての課題

テレワーク社員としての課題

コミュニケーションが取りづらい

当然ながら、リモートワークは、社員同士が直接会うことが少なくなります。また、オフィスにいる人同士だけではなく、勤務する場所や勤務時間が異なる社員の間でどのようにコミュニケーションを取れば良いか、困惑する社員も少なくありません。その結果、相談しようと思っていたことが後回しになったり、共有の場が減り、同僚がどんな仕事をしていてどんなことに悩んでいるのかを知る機会が減る心配があります。

リモート会議・Web会議がスムーズに進まない

テレワークの場合、会議や打ち合わせは、Zoom、Skype、Googleハングアウトなどを使って行う必要があります。このようなWEB会議ツールを使い慣れていないため、トラブルが発生して予定時間に会議が開始できない、または通信環境が悪く音声が途切れるといった問題が発生しがちです。スムーズなリモート会議が行えないことにストレスを感じるを感じることがあります。

テレワークの課題や問題に対する解決策

テレワークの課題や問題に対する解決策
政府から不要不急の外出をしないように言われている中で各企業は一斉にテレワーク環境の構築を行っていると思います。勿論、EC通販の場合、出荷業務などもあるため一概にテレワークができない業務もあります。弊社でも一部の業務でテレワークができないか検討し実際に行ってみました。特にテレワークを行うにあたり、出荷データには個人情報も含まれますのでセキュリティ面と社内ルールを徹底する必要があります。

ここでは、弊社がテレワーク導入時に行った具体的な施設や準備などを紹介します。自社のEC運用とテレワークの環境構築の参考にしてくだいね。

社内ルール策定する

テレワークを実施するため、まず、絶対に必要なことはまずは社内ルールをどうするか?です。弊社でもオリンピック時期に向けてテレワークの実施を検討していましたが、昨今のコロナウィルスの影響で急遽実施することになりました。若干見切り発車的な状態での実施となったため、テレワークを開始して2週間後、テレワーク中に発生した問題を元にルール化をしていくことにしました。

ON/OFFを明確化する

やはり、必要なこととして仕事のON/OFFを明確にするようにルール化しました。よく言われているのはルーティンを行い今から仕事をするというのを体で覚えるというものです。普段であれば着替えて電車乗って会社へ行って仕事をする訳ですがテレワークだと自宅で仕事をすることになるため今から仕事をするというのことをルーティン化していく必要があります。私の友人でコーヒーを入れることで仕事モードになるという人もいました。

報連相を徹底する

弊社は、東京・大阪など撮影所も含めて複数の拠点があるため、コミュニケーションが日常的に発生します。作業のコミュニケーションツールとして「チャットワーク」を導入しています。朝は、それぞれの拠点に出勤して業務を行っています。テレワーク者は、業務の開始時と終了時にはチャットワークで報告するようにしました。最初は、通常業務と同じ日報だったのですが作業時間がなかったり、本日の予定がちゃんとこなせているのか?など不明点が多かったため開始時と終了時の内容を変更しました。

やはり、テレワークの問題点はリモートになることで社員の様々な情報が把握できなくなることです。テレワークする側は、自宅で作業をする場合、服装などに気を付けなくていい。とか通勤しない分、楽になります。一方、管理職にとっては、社員の作業している姿が見えない分ため、部下の仕事内容などの把握が大変になってきます。会社全員が少人数でよくできるメンバーだけ構成されているような企業であればそれほど心配はないのですが、本当に仕事しているのか?という不安が一番の懸念点です。そのため、使いやすいツールで報連相の徹底を行うことが必須と言えます。

セキュリティ対策

社内のネットワークについては基本的に社内のエンジニアや外部のインフラ業者などに依頼して業務内容を考慮したネットワーク環境が構築が必要です。大手の企業であれば外出するユーザー向けに社内のネットワークに接続できるようにVPNなどがすでに構築されていること場合もあります。一方、数人から十数人規模の企業では、このような大規模なVPNの環境を構築するには予算的にも厳しいところもあります。

最近は、クラウドサービスなどもあるため、必要なシステムは社内のネットワークに設置していない場合もあります。しかし、いくらシステムを導入したからと言っても利用する側の意識が重要になってきます。そのため、定期的なセキュリティ教育と意識付けが必要になります。セキュリティ事故をなくすために社員のセキュリティが守られているかを担保するためにテスト及び抜き打ち検査を行い、テストが合格点に満たさない場合は再テスト及び評価にも反映させます。抜き打ち検査でNGだった場合も同様に評価に反映させました。

システム・管理ツールの導入

テレワークを行うためには策定したルールが順守されているかをチェックできるようなシステムを導入する必要があります。弊社では、「チャットワーク」を導入し、勤怠管理には「ジョブカン」を利用しています。またプロジェクトの管理については「backlog」を導入しています多岐にわたるので業務の場合、このほかにも様々システムやツールを確認に作業を進める必要があります。

このように、テレワークを行うにあたり相手の顔が見えなくなることが多くなります。横にいると1分で終わることもチャットワークを経由すると相手の反応がないと10分以上かかることがあります。そこで、チャットワークなどではなく声と顔が見えるツールの導入を行いました。詳細は、次項で説明いたします。

導入費用についてですが、最近は官庁がテレワークの仕組みを作るための助成金制度もあります。申請のためには条件もありますので活用してみてください。

効率的にリモートワークを進めるためのツール

効率的にリモートワークを進めるためのツール
ここでは、リモートワークの実施時、実際に弊社で導入を検討した、2つのツールを紹介いたします。リモートワークに取れる予算や求める機能は様々だと思います。弊社では、2つ目に紹介いたします「sneek(スニーク)」を導入し、引き続きリモートワークを行っております。

仮想オフィス「Remotty(リモティ)」の紹介

弊社では、テレワーク実施のためにRemotty(リモティ)というシステムを導入を検討しましした。Remottyはリモートワークで失われがちな「人がいる存在感」「雑談」「声かけ」「他の人の声」「相談」といった、オフィスさながらの自然なコミュニケーションを実現するための仮想オフィスツールです。

システム開発会社のような、成果物が明確になるような業務ならば時間内に成果物をアップすることを繰り返すことで状況が随時見えてきます。具体例としてはプログラム開発をしているプロジェクトであれば毎日の作成したソースファイルをSVNやgitなどにコミットすれば同じプロジェクトメンバーがレビューすることで進捗率や開発状況がわかります。

一方、数日かけて市場調査を行い、提案書などを作成する業務であれば、調査する時は席になくても考えることができます。時には、実際に外に出かけて体験することも重要になります。

昨今、就業体系も様々になってきています。昔は時間拘束が基本でしたが裁量労働制などの会社なども増えてきた影響と考えられます。個人で完結できるようなお仕事であれば締切までの間の時間の使い方は自由になりますが、弊社がお手伝いさせていただいているようなECサイトの運用を行うには一人で完結できるような作業は多くありません。

また、セール開始時など決まった時間に更新する必要があるような業務もあります。そのため仕事はチームで行う場合、テレワークの一番の問題点はコミュニケーションになってきます。Remottyではカメラとマイク・スピーカー(ヘッドホン)があればテレワーク環境でも隣ような感覚で声かけすることができます。

大人数でTV会議などを実施すると基本は動画のストリーミングで帯域を占有することになります。そうなってしまうと本来の業務が滞ってしまい本末転倒になります。このRemottyでは常時動画配信を行うのでなく画像は2分毎にPCのカメラで撮影した画像を共有します。そのため回線の占有もそれほど多くはありませんでした。

コンセプトとして、基本的にオープンな会話や相談などを目的としているため当社では業務半分・日々のコミュニケーションツールとして活用しております。基本的には社内のオープンチャットになりますので集まっている席にいくと会話内容も把握でき、相談事項などはそこでやりとりができますしそこからビデオ会議などに移動することも可能です。

グループビデオ会議ソフト「sneek(スニーク)」の紹介

緊急事態宣言が解除されて1ヶ月以上が経過されましたが、東京の感染者数が徐々に増加傾向にあります。海外でもアメリカでは未だに減少傾向に転じたという報道もない状態で全世界でも1200万人(※7月18日現在)を超えたと言われています。そのため、弊社でも東京は継続してリモートワークを実践しております。

改めて、ツールを少しづつ見直しも行っている中で、一つ目に紹介いたしました仮想デスクトップの「Remotty」の利用をやめることにしました。理由として、日々機能としても更新されていましたが、月額費用が弊社の人数で一人当たりで算出した場合は高額になってしまうということ。また、他にもビジネスチャットやタスク管理としてチャットワークやバックログなどがあるためRemottyの機能と一部被ってしまうことがありました。

そこでもっと、簡易的なものはないのか?と調べたところ見つけましたのが「sneek(スニーク)」でした。
参考:https://sneek.io

こちらは有償版と無償版がありますが弊社では無償版を利用しています。理由としては仮想オフィスとして「顔が見える」ことが重要だったため無償版で十分でした。Remottyにはない、離席モードなどもありお昼休憩などに活用することができます。離席時間も表示されますので戻ってきて忘れてしまうとずっと離席している?と思われています。

また、弊社では使ってないのですが、写真にモザイクを2段階でかける機能もついていますので企業のルールなどで着席していることがわかればよいというのであればモザイク付きもありだと思います。

1点だけ問題があるとすればsneekは海外のツールのため、メニュー関係が日本語ではなく英語になっていますので最初は少し抵抗があるかもしれませんが一通り設定してしまえば特に気にすることはないと思います。

他にも仮想オフィスについていろいろとツールがでていますのでそれぞれの企業様にあったツールを検討してみてはいかがでしょうか。

テレワークの課題を解決し、効率的なEC運用をしましょう!

ここまで、テレワーク導入における課題、解決策をお伝えしました。一言でテレワークと言っても、労務管理方法、情報通信システム・機器、テレワーカーの執務環境の3つの側面から必要事項を検討することが重要です。会社から強制的にテレワークを行うのではなく社員の環境に合わせた仕組みを日々更新しながら行う必要があります。また、作ったルールが、会社や業務にあっていない場合問題点を早く吸い上げてPDCAサイクルを回していく必要があります。

一方、新型コロナウィスルをきっかけに今後、テレワークも含む働き方改革は進化しつづけるでしょう。また、自粛生活により消費者の買い物に対する意識も変わり、オンラインで備蓄品をまとめ買いする方なども増えることが予想されます。EC業界はさらなる発展が期待されます。テレワークを実施するために社内・社外から幅広く意見を聞き自分の会社にあったテレワークの環境構築をし、売上アップに繋がる効率的な働き方改革をしてみてはいかがでしょうか。

弊社では、実際体験を元に現実的なテレワークの環境作りのためのシステム構築やルール作り・人事評価についてアドバイスいたします。まずは、お気軽にお問い合わせください。

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