近頃、新型コロナの影響でEC業界が活発化しています。通販利用者やサブスクリプションによる宅配事業の増加などを受けて流通センターは大忙しでしょう。流通業界ではモノを流通センターや卸売業の倉庫に在庫として保管します。
そこで、活用されているのが「WMS（倉庫管理システム）」です。物流の新たなソリューションとしてクラウド型のWMSを導入する企業が増えています。
そこで、本記事はWMSが必要な理由や基本機能、WMS・TMSの違い、WMSツール選定のポイントなどについて解説します。これからWMSを導入したい人、導入したけど上手く活用できなかった人は、この記事をぜひ参考にしてみてください。
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目次
WMS(倉庫管理システム)とは
以前はエクセルでの管理や書類で管理されていましたが、近年はWMSを導入する企業が増えています。WMS（Warehouse Management System）とは、「倉庫管理システム」と呼ばれる管理ツールです。
主に物流業務で在庫の管理や納品書の作成などを行います。WMSはいくつかのシステム企業がすでに便利な機能のあるクラウドサービスを提供しています。
WMSの特徴は、メインとなるシステムと商品を管理するハンディターミナル（端末）を従業員が操作するだけで自動的に入庫や出庫時の管理を実現できることにあります。
商品の読み取りはバーコードを使用し、それを手元の端末・ハンディターミナルで読み取り、液晶画面のボタンを操作することで完了します。その際に、棚や商品の置き位置などをバーコードで読み取り、データを一括管理できます。導入の仕方は、倉庫内でシステムが使えるように、クラウドならオンライン環境、もしくはパソコンにシステムをインストールして使えるようにします。
WMSの導入が必要な理由
WMSの導入はなぜ必要とされるのでしょうか。主な理由は、流通業界に特有の悩みを解決するためにWMSが必要だったということです。ここでは、導入する理由や目的、メリットなどについて説明します。
在庫数量の正確な管理
倉庫管理で重要なのはロケーションの把握と正確な在庫数量のカウントです。在庫の数量管理に悩まされる企業は、その多くが「棚卸差異率」が高いことを挙げています。
棚卸差異率とは、棚卸しの後、実際の在庫数量と記録上（帳簿データ中）の在庫数量が一致しない割合のことです。これが10％を超えると高く、15％を超えると非効率な倉庫を抱える企業として診断されます。「在庫の数があわない」、「誤出荷が減らない」、「数量チェックや検品に時間を取られる」、「新人教育に時間がかかる」など、手作業で起こる問題・課題を解決するのがWMSを導入する理由・目的です。
時間短縮と作業の効率化
WMSを導入すると、システムが作業の大半を処理します。これまで人が細かく指示出しや書類で指示書確認で作業をしていたところに端末が場所確認や数量の指示がされます。そのため、ピッキングなどの際に端末の音声指示や場所表示がされることで、時間短縮と作業効率を高めるためることが可能です。
従来のやり方を続けている企業の中には、「どこに何が置いてあるのかわからない」、「支持された商品を回収する際に迷子になってしまった」というケースがあります。こうした課題をWMSはシステムにより倉庫内で迷わないように置き場所を知らせます。
したがって、端末操作のみで入荷・出荷を管理できるため、作業が効率化します。効率化は作業時間を短縮し、出荷までの期限が延びるなどして余裕が生まれ、最小限の人員で運営できるようになるなど、出荷作業全体の効率も高まるでしょう。企業は無駄な人件費が減り、作業効率のアップによる利益率の上昇も期待できるでしょう。
管理作業の見える化
WMSでは、在庫管理をシステムで把握できるため、一通りの作業がWMSの端末操作が占めるようになります。そうすると、場所の把握や作業に熟練の経験者を必要としていた業務を新人がベテランと同じように高いクオリティの業務を担えます。
これにより、時間を要していた新人教育を最小限にでき、どうやっても減らなかった作業ミスが減ります。システムの使い方がそのまま作業の仕方に統一感を与えるなど、現場ごとに起こり得た混乱をなくし、WMSツールによる一元的な管理を可能とするのです。
WMS(倉庫管理システム)の基本的な機能一覧
WMSには倉庫業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。ツールによっては数百を超える機能が備わっていることもあるでしょう。そこで、初めての導入を検討している人でも分かるように、WMSの基本的な機能について説明します。
入荷管理
流通サービスでは、倉庫に商品を集めて管理するために、入荷・仕入れのプロセスが最初に必要です。入荷では、後で倉庫の在庫管理を行うためにWMSを使った入荷管理を実施します。WMSを使った入荷管理には、予定の商品数や内容を管理して一覧にできる機能があります。入荷予定データで把握した数量をハンディターミナルで管理できるのです。
WMSで棚の場所と商品を同時に登録して、検品で状態をチェックします。商品数が多い場合は、1つずつではなく、まとめてデータを読み込むことが可能です。入荷から仕分け作業までを一連の流れとして、「1.倉庫に商品を保管する移動作業」と「2.データを読み込む登録作業」の2種類がWMSの入荷管理機能でしょう。
在庫管理
WMSの重要な機能の1つに在庫管理が挙げられます。在庫管理とは、倉庫に商品を保管して棚卸しできる状態にすることです。WMSでは、ハンディターミナルを通してバーコードなどを読み取り、リアルタイムな在庫状況の管理ができる仕組みが構築されています。商品が食品や加工品の場合、消費期限や加工日などの把握も可能です。
在庫管理機能には、商品を倉庫に保管する入庫・棚入れの手順に加えて、入庫済みの棚から別の棚に移動する機能が用意されています。倉庫整理や間違って商品を登録していた場合に「移動したい」というときに、入庫する商品と同様に同じ処理を行える機能が便利です。
当然ながら、在庫が不足すれば発送できず業務が滞ってしまうため、適切な在庫管理が求められます。在庫の数量が足りなくなる前に、WMSで在庫管理を継続的にすることで数量のリアルタイムチェックや補充の指示などがスムーズに行えるでしょう。
出荷管理
倉庫に保管された商品は、最終的に出荷管理によって配送業者や小売店に引き渡されます。一般的な在庫の出荷手順は、出荷指示書を作成し、倉庫からピッキングを行い、検品、包装、発送の順番で進むことがほとんどです。
WMSでは出荷管理機能としてピッキングリスト作成や出荷数量、出荷先情報、出荷期限、納品書発行などをシステムで一元管理できます。突然の出荷リクエストがあった場合には、出荷指示にあるデータを入力することで急な出荷準備にも対応可能です。
また、出荷状況の確認をステータスとして把握し、進捗確認がしやすくなるといった機能もWMSによっては網羅されています。入荷のときに行った検品は、出荷の際に再度目視で実施されるため、システムに頼りすぎない手動検査も行えます。
棚卸管理
WMSの便利な基本機能の一つに棚卸管理があります。年末に決算作業として必要となるのが棚卸し後の決算です。経理や会計業務を行う部署が社内にある場合、棚卸し作業をしてから利益を確定させます。利益は売上から原価を引き、その原価は在庫として残った商品は含まれません。
つまり、棚卸しから正確な原価を計算し、正しい利益を知るための重要な業務です。しかし、管理ミスで棚卸差異率が高いと差分のロスが生じます。正確な出荷や在庫の管理を通して利益率を改善するという意味ではWMSが有効でしょう。
しかし、それ以上に棚卸管理機能を使うことは、在庫の棚卸し作業の負担を減らし、データとして棚卸差異を即座に把握できるようにすることが可能です。
返品管理
在庫数の差異が発生する原因の一つに返品対応時の紛失や数量ミスなどの人的ミスが挙げられます。実際のデータと在庫の数量を返品処理時に間違えるなどして、差が生じることをなくすのが多くの企業目標でもあります。
WMSには手元のハンディターミナルから返品リストの作成や返品のさまざまな管理を行うことができるため、入荷・出荷時とは別に在庫の状況を更新することができのです。出荷する際の引当など在庫把握が難しい手作業や目視に代わってWMSが返品まで含めた数量や内容の正確な在庫状況をリアルタイムに反映します。
WMS・TMSの違い
WMSとTMSでは同じ物流サービスのサポート機能が備わっています。ですが、どんなことを中心にサポートするか、ツールが支援できる範囲が異なります。ここではWMSと似た用語のTMSとの違いを説明します。
サポート範囲（配車中心の業務）
WMSは物流センターの業務全体をサポートするように、入庫から出庫、返品まで倉庫全体を管理できるようにシステムが作られています。一方、TMS（輸配送管理システム）は、配車管理を中心とした機能で構成され、管理者や作業従事者を配送面でサポートする点が異なるのです。
配車管理とは、ものを運搬する際の車のスケジュールや配送計画を立てる企業が採用する管理ツールのことです。TMSが輸配送をメインターゲットにしたシステムであることからもWMSとはまた違った配送中心のサポートでしょう。
サポートの目的（GPS地図・AIの活用）
WMS・TMSは共通点として、どちらも個人の作業量をシステムが分担することで作業時間が減ります。これまで人手に頼っていた部分をシステムに代行させることができるのは物流システムの効率化には不可欠でしょう。
最近は、AIを使って最適なルートや配送順を決定する手法なども登場し、TMSの連携を考える企業が今後も増えるでしょう。地図を活用するGPSなどのAI活用はWMSにはなく、運搬業務を軸とするTMSの特徴といえるでしょう。
配送実績の管理
TMSでは、配送時にその記録を残すことができます。つまり、労務管理の一部や業務上トラブルの確認など正確な配送や帳簿付けに貢献するという点がWMSとは異なでしょう。
システムで自動化することによって煩雑な作業が減り、配送というメインの業務に集中できるメリットが生まれます。WMSは配送する出荷時より前の工程です。倉庫内の管理を中心に様々な面から効率化できるため、WMSを使った出荷後にTMSが配送実績などを管理してくれるのです。
WMS(倉庫管理システム)の選定ポイント
WMSは導入してもそれを活用できなければ宝の持ち腐れです。そこで、これからWMS(倉庫管理システム)導入を検討されたいる方、また既に導入している方があまり機能していない方向けに、どのようなことに気を付ければ良いかポイントをまとめて紹介します。
導入費用や形態の違い
WMSは導入する会社が提供する製品の特徴により、費用や形態が異なります。具体的には形態がクラウドかオンプレミスかの2種類があることです。国内には、クラウド・オンプレミスの両方を提供している事業者や、クラウドのみを提供する事業者がいます。
オンプレミスとは、サーバーや基幹の管理保守を自社で行い、アップデート時には技術者が提供者からのパッチを主導でインストールする必要があります。手軽に利用するにはハードルが高いため、最近はさまざまなツールの導入にクラウド型（SaaS）が使われる傾向にあります。
そして、クラウド型は初期導入費用が不要か、あるいは少額のため導入コストを削減できることです。これまでオンプレミスを導入する会社は高い初期費用を払っていたことから、中小企業が気軽に導入できてコスト面に優れるクラウドを選ぶのが良いでしょう。もちろん利用可能な人数などに制限があるので、オンプレミスを選んだほうが良いケースもあります。
基幹や外部との連携の可否
2つ目の選定ポイントとして、連携できる範囲をできるだけ広いものにすることです。棚移動ではなく、倉庫間の移動となった際に、システムが外部連携できないと入庫・出庫時に作業量が単純計算で倍に増加し、WMSで管理する利便性が低下します。
また、本部の基幹との連携をデータ共有により行うことで、入庫データの読み込みやリアルタイムの反映・即時状況への対応などがしやすくするというメリットがあるのです。連携できる範囲が狭く、いざというときの急な変化に対応できずミスが生じたり問題が発生したりするのを広範囲連携のシステムでは避けることができるのです。
導入後の支援サポートの充実
せっかくWMSの大規模なシステムを導入しても使いこなせず、通常の管理方法に戻ってしまうことがあります。
その原因の1つがWMS導入後の支援・バックアップ不足です。システムを購入した後、「会社の方で後は使ってください」と丸投げする提供事業者から導入するケースでは、十分に「経営者や従業員が使い方をマスターする」、「自社専用にカスタマイズ・最適化する」などのバックアップを受けられず、使いこなせないという事例が発生します。
そのため、導入後には使い方の現場説明を受けられることはWMS選定の最低条件です。また、会社によって現場に必要となるシステムの調整があるため、それをオプションや無料の範囲で行ってくれるサービスを選ぶと自力での作業が少なくなり、導入時の失敗が減るでしょう。
リソース不足感じていませんか
WMSの導入理由や選定のポイントなどについて取り上げましたが、いかがでしたか。WMSは入荷からピッキング、出荷まで幅広く対応できる流通サービスを支えるのに不可欠な管理ツールです。
特に、売上・業績のアップや業務効率化に効果的です。しかし、ただ導入するだけでは十分な効果を得ることはできません。実践的に使いこなす、サポートや調整が企業ごとに必要でしょう。また、利用する企業がその機能を十分に活かせることも大切です。有用な機能も使わなければ意味がないからです。WMSツールの選定ポイントを精査して導入するか検討してみましょう。
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