株式会社ライフエスコートのメイン業務は、通販事業を請け負う企業です。そのため、基本的に外注として作業を行う業務が多いです。
その場合、クライアントとの橋渡しを行うために窓口業務を行う人が必要になってきす。業務によっては、「営業窓口」と言われることもありますし、「ディレクター」と呼ばれる場合もあります。
営業窓口の仕事
営業窓口を飛ばしてお客様と実務者が直接やり取りをすれば話が早い、または中間コストも無くなって安くなるのでは？と思う方もいらっしゃるかと思います。
ですが、実際に窓口業務というのは意外と重要で、例えばクライアントと案件の打ち合わせを行う際、営業窓口と実際に作業を行う実務者が同席する事が多くあります。
これは、その分野に精通した実務者がクライアントの意向を直接確認する事ができる事や作業効率の向上などが挙げられますが、営業窓口として同席をお願いする理由には実務者の作業が他作業に与える影響の理解も含まれます。
営業窓口として、クライアントとお話をする際に重要な事はいくつかございます。
- クライアントが本当にやりたいこと
- スケジュール
- 金額
など
クライアントは社内打ち合わせを重ね、結果必要に応じて外部へ依頼を出すことになりますが、打ち合わせをしている間に本質からずれてくる事があり、実際に「依頼される内容」が本当にやって欲しい事ではない場合も珍しい事ではないと思います。
営業窓口はそれらの経緯を聞き出し本当にやりたいことを考えて「提案」する能力が必要になります。
営業窓口として必要なスキル
では本当にやりたいことを聞き出すためには、どのようなスキルが必要でしょうか。まずは、信頼関係の構築、いわばコミュニケーションが重要になってきます。
筆者自身、取引先の会社（※以下A社）へ約3年間常駐させて頂いた経験があり、その経験を元にクライアントとのコミュニケーション方法や状況の把握・情報のヒアリングについてお話したいと思います。
冒頭で弊社は「通販事業を請け負う企業」とお話しましたが、一言で言っても業務の幅は実に多岐に渡ります。各通販モールの運用、ランディングページ作成、店舗情報の更新、メールマガジン配信、商品登録、撮影など。
常駐させて頂いたA社でも関わる部署は多岐に渡り、EC運営部、商品部、人事総務部を主とし、様々なご担当者様と関わらせて頂きました。そこで営業窓口として必ず必要なのが、コミュニケーションです。
コミュニケーション
通常の取引先同士の距離間とは違い常駐させて頂いてるわけですから、同じフロアで共にお仕事をさせて頂きます。
コロナウィルスの影響でテレワークが進み、ビデオ会議が当たり前となったここ数年ですが、画面を通してのコミュニケーションと対面でのコミュニケーションとは大きな違いがあります。
「対面やビデオ通話よりも、音声通話や文章のほうが情報は正確に伝わる」という話も確かにありますが、関わる担当者様の人数が多く、部署も異なるとなると、音声や文章などより、やはり対面でのコミュニケーションが非常に重要だと感じます。
コミュニケーションの取り方は人それぞれ異なりますが、「会社間かつ営業窓口として信頼を得るために」と考えるとスピードと正確性、あとは積極性も大事だと感じます。
積極性については、営業窓口として提案を怠らないという事です。
業務を円滑に回す事は重要ですが、依頼された事だけをこなすだけであれば常駐している意味がありません。
クライアントとコミュニケーションを密に取るうえで、例えば「もう少しこうできないか」など何かしら現状の業務についてクライアントから不満を聞く事もあります。
そんな時に、ついつい自分の会社内の状況や、自分の作業が増えるかもしれないと言う理由で、「それはできません」と言いたくなる事はありませんか？実は筆者自身もそう言ってしまった経験があります。結果として、相談頂いた内容は流れ、「ここの会社はすぐにできないと言うな」と思われ最終的に相談をされなくなってしまうといった事態になりかねません。
そうなる前に、依頼、相談事項の内容に対応する事が例え難しいと感じたとしても、まずはクライアントに寄り添って打開策を見出すために、一度承るという事も大事です。
その場で難しいと思っても、代替案の提案ができるのがベストですが、そうでない場合はスピード感をもって内容を精査し、すぐに提案する事を継続すれば、信頼関係を築きやすくなります。
状況の把握とヒアリング
A社は営業会社のため、販促などの施策の動きが非常に激しく、販促に関わるEC事業であれば尚更状況の把握が大事になってきます。
競合他社の動きに左右されたりもします。
そのような動きをいち早く察知できるよう、常にヒアリング、情報収集を行う必要があります。
場合によってはスパイ活動と捉われるかもしれませんが、業務を円滑に行うためにとても重要な事であって、決して機密情報を盗むようなわけではありません。
例えば、数ヶ月先までの商品の投入スケジュール表があったとして、この情報を事前に把握できると、通販での販売予測を立てる事ができたり、販促にかけるべき重点商材の事前準備ができますので、営業的には数値の見込みも立てやすくなります。
また、負担のかかりそうな部署を事前に察知できますので、人員配置などの調整も事前に行うことができます。
また、不明点があれば、いつでもクライアントの担当者様へヒアリングできる環境があるので、早急に確認から解決をする事ができる利点もあります。
ここまで、営業窓口として常駐経験を通してのお話をさせて頂きましたが、弊社にはA社から撮影所に出向され勤務されている方（※以下B様）がいらっしゃいます。
最後に、そのB様と自身の営業窓口としての関わり方、お互いの情報共有についてお話いたします。
筆者がA社に常駐している間、B様が弊社に出向されてまいりました。
B様は商品部だった事もあり、商品について精通しており商品提供のメーカー様とのパイプもあるため、弊社側の撮影業務も非常にスムーズに進行できるようになりました。
営業窓口とB様との関わり方ですが、先にお話した施策など収集した情報を共有する事で、撮影も施策やスケジュールに合わせて事前に準備を進められるようになりました。
また、B様も自社内で得た情報を随時共有頂く事で、相乗効果により業務のスピート感もアップしました。
まとめ
営業窓口は、「営業」として新規案件を獲得する事ももちろん大事ですが、既存クライアントとのコミュニケーションや情報の収集を常に行い、ヒアリングをするという事も同じくらい大事な任務です。
会社は組織ですが、組織下でそれぞれ与えられた任務があり、任務を行うにはやはり人と人との繋がりやコミュニケーションが最も重要であると考えています。
株式会社ライフエスコートはお客様との密なコミュニケーションを重視しています。より良い信頼関係を築ける専門スタッフがお客様のご要望に沿ったご提案をいたします。
通販事業やスチール・動画撮影業務などご興味を持たれました際は、ぜひお気軽にご相談ください。
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