近年、クライアントとの打ち合わせや商談がオンラインで行われるのが一般的になりました。移動時間が省けて、どこにいても会議ができるのは大きな利点です。
しかし、その反面、対面と比べて距離感が掴みにくかったり、相手の本音が見えづらくてもどかしさを感じたことがある人も多いのではないでしょうか。
特にEC運営やコンサルティングの現場では、定期的に進捗を共有し改善策を提案することが欠かせません。オンライン環境においても対面以上の「丁寧なやり取り」が求められます。
そこで今回は、オンラインにおいてもクライアントとの信頼関係を築くためのポイントや、会議中によく起こる“困りごと”を少しでも解決できるような情報をご紹介します！
目次
オンラインでも信頼関係を作る基本ポイント
オンラインでの打ち合わせを円滑に進めるためには、いくつかの基本ポイントがあります。
まず重要なのが事前準備です。
会議の目的や議題をあらかじめ整理しておくことで、当日の進行はスムーズになります。
そして、「何の話をするんだっけ？」とつい話が脱線しがちなオンライン会議では、事前にアジェンダを共有しておくのが特に効果的です。
次に大切なのは、意識的にリアクションを示すことです。オンラインでは相手の表情や空気感が伝わりにくいため、対面以上に、うなずきや相づちといったリアクションが重要になります。相手が話しているときに反応がないと、「本当に伝わっているのだろうか」と不安にさせてしまうこともありますので、少しオーバーなくらいの反応が丁度いいのかもしれません。
3つ目は、会議のゴールを明確にすることです。打ち合わせの最後には「何が決まったのか」「次に何をするのか」を確認しておくことはとても大切です。担当者や期限を明確にしておくことで、次のアクションにつながりやすくなります。
カメラON／OFFが与える印象
意外なことかもしれませんが、オンライン打ち合わせでは、カメラのON／OFFも信頼感に大きく関わるポイントです。
たとえばカメラをOFFで参加していたりすると、相手に「表情が見えない」「集中して聞いているのか分からない」といった不安を感じさせることがあります。特に初対面や重要な商談の場合は、カメラONの方が信頼感を持ってもらいやすいといえるでしょう。
一方で、環境的な理由や通信状況により、カメラをオンにできない場合もあると思います。そのような場合は、最初に一言伝えるだけでも、印象は大きく変わります。
また、発言時だけカメラをオンにするなどの工夫も、相手を安心させることのできる方法の一つです。
「反応が薄い・・」と感じてしまった場合の対応策
オンライン会議では、相手の反応が少ないと「聞いてもらえているのだろうか」と不安になることもあるかと思います。特に複数人での会議だと、他の作業をしているのでは？と感じることがあるかもしれません。
こういった場合には、参加者を巻き込んだ形式に変えていくとうまくいくこともあります。
例えば、「〇〇様のご意見はいかがですか？」や「この点についてどう思われますか？」
といった形で適度に意見を求めることで、会話に参加してもらいやすくなります。
また、役割を決めておくことも効果的です。例えば、進行役・記録役・確認役など会議の役割を分担することで、全員が主体的に参加しやすくなるのではないでしょうか。
あわせて、チャット機能を活用し、質問や補足をリアルタイムで共有すれば、会話の流れを止めることなく、話をすることができるはずです。
オンライン会議の“困りごと”をどう解消するか
オンラインでの会議や打ち合わせは便利な一方で、対面ではあまり起こらない「オンラインならではの困りごと」もあると思います。
ここでは、実際によくあるケースとその解決策をご紹介します。
①「話し始めるタイミングが重なる」
誰も悪気はないのですが、オンラインの打ち合わせでは複数人が同時に話しだし、つい「どうぞ、どうぞ…」「いえいえ先にどうぞ…」という微妙な空気感になることがあります。
これは、対面と違って相手の呼吸やタイミングが読みづらいことが原因です。
解決策 ・会議の進行役を決める ・発言者を指名して順番に話してもらう ・挙手機能を活用する 進行役がいるだけで、会議のスムーズさは大きく変わります。
②「沈黙の時間が長く感じる」
誰も話しはじめない時間というのは、オンラインだと対面以上に長く感じてしまうようです。
参加者が誰も話し出さず、「聞こえてますか？」というちょっとした一言が出てしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。
解決策 ・事前に質問をいくつか用意しておく ・「〇〇様はどう思われますか？」と指名する ・チャットで補足コメントを促す 会議を「参加型」にすることで、沈黙の時間は大きく減ります。
③「カメラをOFFにしているため反応が見えない」
オンライン会議では、カメラをオフにして参加している人が多いと、「ちゃんと聞いてくれているのかな？」と思ってしまうことがあります。表情が見えないために、話し手が不安になってしまうこともありますよね。
解決策 ・重要な会議ではカメラONを基本にする ・難しい場合は最初に理由を伝える ・相づちやチャットで反応を示す 小さなリアクションでも、コミュニケーションに安心感を与えることができます。
④「会議中についつい別の作業をしてしまう」
オンラインでの会議中は、画面内に流れている資料を見ながら、メールの対応や別の作業に気を取られてしまう人もいるかと思います。特に忙しい現場では、役職者や意思決定者ほど複数の業務を同時に抱えているケースが多いため、このような状況が起きやすいといえます。
しかし、クライアントとの会議でこの状態が相手に伝わると、「話を聞いてもらえていないのでは？」「この会議は重要ではないのだろうか？」と感じさせてしまう可能性があります。
オンラインでは表情や空気感が伝わりにくい分、こうした印象は対面以上に残ってしまいます。
解決策 ・取引先様との会議では「会議時間＝集中時間」と決める ・会議時間を短く設定し、議題を明確にする ・参加者の役割（進行・確認など）を決める オンライン会議では、短時間でも集中して参加する姿勢が信頼関係につながります。
⑤「資料が小さくて見づらい」
オンライン会議では、画面共有された資料が見づらいこともよくあります。特に細かい文字が多い資料は、参加者が理解するのに時間がかかってしまいます。
解決策 ・文字サイズを大きくする ・情報量を減らす ・重要ポイントだけを表示する オンライン会議では「説明資料」よりも「見せる資料」を意識することが重要です。
オンラインでも信頼は築ける
オンライン会議では、対面とは違ったコミュニケーションの工夫が求められますが、ポイントを押さえれば対面と同じように信頼関係を築くことが可能です。
重要なのは、リアクションを意識すること、会議の進行を工夫すること、そして参加型のコミュニケーションを心掛けることです。
オンラインという環境だからこそ「見えるコミュニケーション」を心がけることで、クライアントとの関係性はより深いものになっていきます。オンラインでも信頼は築けるのです。その鍵となるのは、相手の時間を尊重し、丁寧なコミュニケーションを積み重ねることです。
会議の質は、そのままクライアントとの信頼関係に直結します。
進め方やコミュニケーションを少し見直すだけでも、業務のスピードや成果は大きく変わります。
まとめ
ライフエスコートでは、現場での実践に取り組んでいます。
たとえば、社名入りの共通壁紙を使用することです。
大人数の会議では個々の画面がコマのように埋もれがちですが、背景を統一することで、初対面の方にも組織としての安心感を伝えることが出来ます。
また、自動録画機能についても、録画を開始する前には、「録画してもよろしいでしょうか」と許可をいただくことを忘れないようにしています。
私たちは、EC運営支援だけでなく、クライアントとのコミュニケーション設計や運営体制の改善についてもサポートしています。オンライン運営や業務改善でお困りの際は、ぜひ一度ご相談ください。
現場で役立つプレゼント付き!最新ECノウハウで実践力が身につく！ ECハウツー7日間 無料メルマガ講座に登録する
